Kamis, 29 September 2022

Artikel

20 Agustus 2016   

PEDOMAN PENYUSUNAN STANDAR OPERASIONAL

Standar Operasional Prosedur (SOP) adalah serangkaian instruksi tertulis yang dibakukan mengenai berbagai proses penyelenggaraan aktivitas organisasi, bagaimana dan kapan harus dilakukan, dimana dan oleh siapa dilakukan. Secara umum SOP terdiri atas dua SOP, yaitu :

  1. SOP administratif adalah prosedur standar yang bersifat umum dan tidak rinci dari kegiatan yang dilakukan oleh lebih dari satu orang aparatur atau pelaksana dengan lebih dari satu peran atau jabatan;
  2. SOP teknis adalah prosedur standar yang sangat rinci dari kegiatan yang dilakukan oleh satu orang aparatur atau pelaksana dengan satu peran atau jabatan.

Penyusunan SOP sebenarnya cukup mudah, karena kegiatan di SOP merupakan kegiatan yang sudah dilaksanakan sehari-hari dalam pelaksanaan pekerjaan. Berikut kami jelaskan langkah-langkah mudah dalam menyusun SOP.

A. Mengidentifikasi Jenis-jenis SOP

Identifikasi SOP dapat dilakukan melalui langkah-langkah singkat berikut :

  1. Menganalisa tugas dan fungsi organisasi (dengan fokus pada unit organisasi terendah sebagai unit operasional).
  2. Mengidentifikasi output final (end-product).
  3. Mengidentifikasi aspek kegiatan output final dengan merumuskan aspek kegiatan keseluruhan (makro) dan parsial (mikro) yang ada di awal (pra), pada saat (in) dan setelah (pasca) dari output final.
  4. Merumuskan judul SOP-AP dengan menggabungkan aspek kegiatan output final (SOP Makro dan SOP Mikro)
  5. Mengidentifikasi seluruh judul SOP-AP (Makro dan Mikro) dengan mengelompokkan sesuai tingkat struktur organisasinya Keseluruhan judul SOP-AP inilah yang merupakan kebutuhan riil SOP pada unit kerja yang bersangkutan.

Contoh  :

Salah satu uraian tugas Sub Bagian Program yaitu Menyiapkan bahan dan melaksanakan penyusunan laporan. Output final adalah  laporan. Kegiatan utama adalah menyusun. Dengan memperhatikan output final dan aktivitas yang dilakukan maka judul SOP yang disarankan adalah SOP Penyusunan Laporan.

B. Menginventarisir Kegiatan/Aktivitas dalam SOP serta Pelaksananya

Inventarisir kegiatan dan pelaksana SOP dapat dilakukan dengan tabel berikut :Contoh Draft SOP_Page_2Contoh : Kegiatan Pembuatan Kartu Tanda Pengenal (KTP) PNS Kolektif

 No. Aktivitas Pelaksana  Ket
 1. Menerima berkas permohonan pembuatan KTP, mengagendakan, dan meneruskan kepada Kepala Biro Organisasi Kasubbag Tata Usaha  
 2. Memberikan Disposisi atas Surat Permohonan Pembuatan Kartu Tanda Pengenal untuk diteruskan kepada Kepala Bagian Ketatalaksanaan. Kepala Biro Organisasi  
 3. Mempelajari dan memberikan disposisi atas surat permohonan Pembuatan Kartu Tanda Pengenal kepada Kepala Subbagian Pembakuan dan Pengaturan untuk ditindaklanjuti. Kepala Bagian Ketatalaksanaan  
 4. Menelaah surat dan membuat jadwal perekaman data KTP serta surat pemberitahuan kepada SKPD tentang jadwal perekaman data oleh Pemroses KTP. Kasubbag Pembakuan dan Pengaturan  
 5. Meneliti dan mengoreksi surat pemberitahuan jadwal perekaman data, membubuhkan paraf koordinasi dan meneruskan kepada Kepala Biro. Kepala Bagian Ketatalaksanaan  
 6. Menandatangani surat pemberitahuan kepada SKPD dan meneruskan kepada Kasubbag TU untuk diagenda dan dikirim kepada SKPD. Kepala Biro Organisasi  
 7. Mengagendakan surat, mengirim surat pemberitahuan kepada SKPD serta memberitahukan kepada Pemroses KTP tentang jadwal pelaksanaan perekaman data agar diagendakan untuk dilakukan perekaman data. Kasubbag Tata Usaha  
 8. Merekam data PNS yang akan membuat KTP sesuai dengan jadwal perekaman. Pemroses KTP  
 9. Memproses pembuatan KTP. Pemroses KTP  
 10. Menyerahkan KTP yang sudah selesai kepada Pegawai dengan mengisi tanda terima KTP. Pemroses KTP  

C. Memindahkan kegiatan yang telah diinventarisir ke dalam flowchart, serta menentukan Kelengkapan, Waktu dan OutputContoh Draft SOP_Page_1Copy seluruh kegiatan yang diinventarisir di kolom KEGIATAN. Selanjutnya pelaksana disusun berdasarkan urutan pelaksana yang melaksanakan kegiatan tersebut, bukan berdasarkan eselonering/tingkat jabatan. Apabila seluruh kegiatan dan pelaksana sudah dicantumkan ke dalam tabel flowchart, selanjutnya mencantumkan simbol-simbol sesuai jenis pelaksanaan kegiatan. Untuk penggunaan simbol bisa dilihat penjelasannya di file ini.

Pemaparan SOP

Kegiatan terakhir yaitu menentukan mutu baku yang ada, yaitu kelengkapan yang diperlukan per kegiatan, waktu pelaksanaan per kegiatan dan output yang didapatkan per kegiatan.Kelengkapan merupakan syarat atau kelengkapan pelaksanaan kegiatan sehingga suatu kegiatan dapat dilaksanakan. Apabila kelengkapan tidak terpenuhi, prosedur tidak dapat dilaksanakan dengan sempurna. Kelengkapan pada kegiatan 1 merupakan persyaratan yang harus dipenuhi untuk memulai prosedur. Output pada kegiatan 1 merupakan hasil kelengkapan yang telah diproses sesuai kegiatan pertama. Output kegiatan 1 akan menjadi kelengkapan pada kegiatan 2, output kegiatan 2 akan menjadi kelengkapan pada kegiatan 3 dan seterusnya, serta bisa ditambahkan apabila ada kelengkapan lain.

Yang perlu menjadi perhatian adalah output akhir haruslah sesuai dengan judul SOP sebagaimana sudah dijelaskan pada langkah pertama (Poin A). Output SOP Pembuatan Surat adalah “Surat” atau “Surat yang terkirim”, begitu pula SOP Penerbitan KTP maka outputnya adalah “KTP”, bukan “surat”. Jangan pula “SOP Penerbitan Surat Pengantar Pembuatan KTP” memuat langkah-langkah prosedur sampai KTP itu sendiri diterbitkan, padahal seharusnya prosedur tersebut menjadi tugas/prosedur dari instansi lain.

Dalam penentuan Waktu, perlu ada acuan hukum yang berlaku, dalam hal prosedur tersebut diatur dalam suatu produk hukum. Apabila prosedur tersebut tidak diatur dalam suatu produk hukum, maka penentuan waktu didasarkan pada kesepakatan dan kemampuan pelaksana yang tersedia. Dalam hal adanya beberapa acuan waktu, seperti Kecamatan/Kelurahan yang ingin menyamakan SOP-nya sedangkan waktu pelaksanaan kegiatan tiap Kecamatan/Kelurahan berbeda, maka bisa diambil waktu pelaksanaan kegiatan terlamasehingga standar waktu suatu pekerjaan bisa ditetapkan. Apabila Kecamatan/Kelurahan bisa melaksanakan dibawah standar waktu yang dibuat, maka hal tersebut tentu merupakan suatu prestasi.

D. Memindahkan Kegiatan, Pelaksana, Kelengkapan, Waktu dan Output menjadi Peraturan Kepala Daerah (Peraturan Gubernur/Bupati/Walikota).

SOP harus diatur dalam Peraturan Kepala Daerah sehingga memiliki kekuatan hukum yang mengikat bagi seluruh pelaksananya dan bisa melindungi pelaksana apabila terjadi kesalahan pada pelaksanaan prosedur. Pembuatan SOP dalam Peraturan Kepala Daerah secara umum bisa kita kerjakan dalam beberapa langkah :

  1. Bagian Menimbang, Mengingat, dan Bab : I Ketentuan umum bisa disesuaikan sesuai dengan kebutuhan masing-masing.
  2. Kegiatan SOP dijabarkan di Bab II : Standar Operasional Prosedur.

 BAB II

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR

SOP PEMBUATAN KARTU TANDA PENDUDUK

Pasal X

 XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX

  1. Kegiatan 1 pada flowchart dijabarkan pada pasal pertama di Bab II tersebut. Struktur kalimatnya yaitu Pelaksana+kegiatan. Pada umumnya, satu pasal meliputi satu kegiatan pada flowchart. Apabila terdapat 10 kegiatan pada flowchart berarti akan ada 10 pasal yang menjelaskan tentang SOP tersebut. Jumlah ini bisa berkurang apabila pada flowchart terdapat kegiatan berbeda yang dilakukan oleh pelaksana yang sama secara berurutan sehingga bisa digabungkan dalam 1 pasal. Apabila perlu penjelasan kelengkapan atau penjelasan lain dalam kegiatan tersebut, bisa dimuat dalam ayat baru pada pasal yang sama sesuai dengan kebutuhan.
  2. Mengenai format umum dan pengaturan Produk Hukum bisa dikonsultasikan kepada Bagian Hukum atau pejabat terkait yang menangani masalah perundang-undangan.
  3. Penjelasan Pembuatan Perkada SOP bisa dilihat pada File Powerpoint berikut.

             Peraturan Hukum SOP

E. Pengesahan dan Pengundangan Produk Hukum SOP

Setelah penyusunan Perkada dan Flowchart SOP selesai maka selanjutnya yaitu pengesahan Perkada. Proses ini biasanya didelegasikan kepada Biro Organisasi/Bagian Organisasi Sekretariat Daerah untuk selanjutnya dikoordinasikan dengan Biro Hukum/Bagian Hukum Sekretariat Daerah. Biro Organisasi/Bagian Organisasi akan mengecek format flowchart dan bab II pada Perkada. Apabila tidak ditemukan kesalahan prosesnya dilanjutkan ke Biro Hukum/Bagian Hukum untuk dilakukan pengoreksian dan pengesahan kepada Kepala Daerah.

Informasi Dari Seluruh Kabupaten / Kota di Provinsi Riau