Rapat (conference atau meeting) merupakan alat/media komunikasi kelompok yang bersifat tatap muka dan sangat penting, diselenggarakan oleh banyak organisasi, baik swasta maupun pemerintah untuk mendapatkan mufakat melalui musyawarah untuk pengambilan keputusan. Jadi rapat merupakan bentuk komunikasi yang dihadiri oleh beberapa orang untuk membicarakan dan memecahkan permasalahan tertentu, dimana melalui rapat berbagai permasalahan dapat dipecahkan dan berbagai kebijaksanaan organisasi dapat dirumuskan.
Walaupun rapat merupakan aktivitas yang sangat penting, namun sering kita temukan beberapa permasalahan dalam rapat, dimana kita sering mendengar adanya keluhan dari pengawai,”Apa sih, gunanya rapat?”. Artinya adanya keterpaksaan anggota organisasi untuk mengikuti rapat karena rapat dianggap tidak perlu, membuang-buang waktu. Hal ini terjadi karena pengelolaan rapat yang kurang tepat antara lain:
1.Para anggota organisasi terlalu sering diminta mengikuti rapat tanpa dipertimbangkan, siapa yang sebenarnya dan seharusnya terlibat dalam rapat.
2. Rapat hanya dijadikan alat pembenaran ide atau kehendak pimpinan.
3. Hasil rapat tidak pernah ditindak-lanjuti atau hanya berhenti pada tataran ide saja, tanpa pernah diusahakan untuk direalisasikan.
Dalam suatu perusahaan ataupun organisasi tidak dapat dihindari pasti selalu terjadi konflik internal maupun eksternal. Salah satu komunikasi yang efektif antar kelompok atau individu didalam perusahaan adalah dengan rapat.
Berikut di sajikan beberapa pengertian mengenai rapat menurut beberapa ahli:
Menurut Nunung dan ratu Evi (2001:129) rapat merupakan suatu alat komunikasi antara pimpinan kantor dengan stafnya.
Kemudian Wursanto (1987:136) memberikan beberapa pendangan pengertian yang kemudian bisa disimpulkan oleh penulis: Rapat, merupakan suatu bentuk media komunikasi kelompok yang bersifat tataop muka yang sering diselenggarakan oleh banyak organisasi, baik swasta maupun pemerintah. Rapat, merupakan alat untuk mendapatkan mufakat, melalui musyawarah kelompok. Rapat juga merupakan media pengambilan keputusan secara musyawarahn untuk mufakat.Juga dapat dikatakan, bahwa rapat, adalah komunikasi kelompok secara resmi. Rapat, adalah pertemuan antara para anggota di lingkungan kantor/organisasi sendiri untuk membicarakan, merundingkan suatu masalah yang menyangkut kepentingan bersama.Secara singkat dapat dikatakan pula, bahwa rapat, adalah pertemuan para anggota organisasi/para pegawai untuk membahas hal-hal yang berhubungan dengan kepentingan organisasi.
Tujuan Rapat
Beberapa tujuan diadakannya rapat, yaitu :
1. Untuk memecahkan atau mencari jalan keluar suatu masalah.
2. Untuk menyampaikan informasi, perintah, pernyataan.
3. Sebagai alat koordinasi antar intern atau antar ekstern.
4. Agar peserta rapat dapat ikut berpartisipasi kepada masalah-masalah yang sedang terjadi.
5. Mempersiapkan suatu acara atau kegiatan.
6. Menampung semua permasalahan dari arus bawah ( para peserta rapat ).
7. Dan lain-lain.
Agar tujuan rapat dapat dicapai, analisis ( pelajari ) terlebih dahulu bagaimana tingkat ketercapaian dari tujuan tersebut.
Jenis-Jenis Rapat Dan Syarat-Syaratnya
Orang-orang sering menggunakan kata rapat dalam keseharian. Baik ketika situasi formal maupun tidak formal. Dalam setiap kegiatan rapat tentu mempunyai tujuan rapat dan jenis rapat yang berbeda.
Rapat terdiri atas beberapa jenis, tergantung cara pandangnya atau segi peninjauannya.
a) Berdasarkan tujuan.
1. Rapat Penjelasan.
2. Rapat Pemecahan Masalah.
3. Rapat Perundingan.
b) Berdasarkan sifat.
1. Rapat formal.
2. Rapat informal.
3. Rapat terbuka.
4. Rapat tertutup.
c) Berdasarkan jangka waktu.
1. Rapat mingguan.
2. Rapat bulanan.
3. Rapat semester.
4. Rapat tahunan.
d) Berdasarkan frekuensi.
1. Rapat rutin.
2. Rapat insidental.
e) Berdasarkan nama.
1. Rapat kerja.
2. Rapat dinas.
3. Musyawarah kerja.
Rapat Resmi yaitu rapat yang diselenggarakan untuk membahas masalah yang sangat penting. Peserta rapat sebelumnya mendapat pemberitahuan terlebih dulu melalui surat undangan. Dalam rapat resmi berlaku peraturan protokol yang membantu kelancaran rapat. Apabila terdapat perbedaan pendapat diantara anggota, peraturannya adalah pendapat mayoritas menjadi keputusan, akan tetapi hak-hak minoritas dilindungi dengan pembatasan pembahasan pada pokok-pokok, dan lebih penting adalah memberikan jaminan bahwa semua peserta diperlakukan dengan sebaik-baiknya.
Rapat tidak resmi yaitu rapat yang diselenggarakan oleh pimpinan dengan stafnya serta diadakan di ruang kantor pimpinan atau ruang rapat untuk membahas masalah yang mendesak atau terjadi tiba-tiba. Pada rapat ini biasanya terjadi diskusi dan tukar pendapat atau informasi untuk mengakrabkan pimpinan dengan stafnya. Dalam hal ini sekretaris hanya membuat ringkasan-ringkasan sederhana hasil rapat yang menjadi kesimpulan.
Syarat-Syarat Rapat
Rapat dapat dikatakan berlangsung dengan baik dan berhasil, apabila tujuan rapat yang telah ditentukan tercapai. Untuk dapat mencapai tujuan rapat, ada beberapa syarat yang harus diperhatikan pihak panitia penyelenggara rapat. Bagaimanakah syarat-syarat rapat yang baik?
Suatu pertemuan dapat disebut sebagai sebuah rapat apabila memenuhi kriteria berikut, yaitu:
a. Membicarakan suatu masalah yang berkaitandengan tujuan organisasi, perusahaan, instansi, pemerintah, dan lain-lain, yang harus dirundingkan/didiskusikan secara bermusyawarah.
b. Pada saat rapat seluruh peserta harus berperan aktif.
c. Setiap pembicaraan ketika rapat berlangsung harus bersifat terbuka ( tidak ada yang disembunyikan serta prasangka ).
d. Adanya unsur-unsur rapat seperti pimpinan, notulen, moderator, peserta rapat, masalah yang dibahas.
Untuk mencapai tujuan rapat agar rapat berhasil, setiap peserta rapat harus mengetahui syarat-syarat rapat yang baik. Syarat-syarat rapat yang baik, antara lain :
a) Persiapan rapat.
Persiapan rapat harus dirancang dan dilaksanakan oleh panitia penyelenggara rapat. Secara garis besar persiapan yang harus dilaksanakan, yaitu :
1. Penentuan tujuan rapat dan acara rapat.
2. Penentuan waktu, tanggal, hari, tahun.
3. Penentuan tempat.
4. Akomodasi.
5. Konsumsi.
6. Media/peralatan.
b) Pelaksanaan rapat.
1. Suasana rapat berlangsung terbuka.
2. Para peserta rapat berpartisipasi aktif.
3. Adanya kendali dari ketua rapat
4. Hindarkan debat kusir.
5. Bahasa harus komunikatif.
6. Hindarkan monopoli ketika berbicara.
7. Terdapat keputusan dan kesimpulan rapat.
8. Adanya notulen.
9. Acara rapat.
10. Media rapat.
11. Waktu.
· Unsur-Unsur Rapat
Rapat yang termasuk salah satu jenis diskusi terdiri atas beberapa unsur, diantaranya :
1. Tujuan rapat.
2. Masalah yang dirapatkan.
3. Pemimpin rapat.
4. Peserta rapat.
5. Media rapat.
6. Notulis atau sekretaris.
· Tata Tertib Rapat
Agar rapat bisa mencapai maksud dan tujuannya, hendaknya rapat harus dikelola dengan baik dan harus mengetahui tata tertib rapat yang memenuhi kriteria sbb:
1.Tepat waktu dalam memulai rapat.
2.Agenda rapat dirumuskan atau disusun dengan baik sehingga peserta rapat dapat mengetahui susunan acara rapat.
3.Setiap peserta saling menghargai pendapat yang dikemukakan peserta lain.
4.Adanya partisipasi dari peserta rapat.
5.Bersifat terbuka, artinya bersedia menerima kritik dan saran dari peserta lain tanpa emosi. Dengan tidak melihat siapa yang berbicara, tapi setiap peserta mau mendengar pendapat orang lain.
6.Tidak ada peserta yang terlalu dominan selama pertemuan.
7.Perdebatan bisa terjadi tanpa harus menjatuhkan peserta lain atau emosi, namun saling melemparkan argumen yang kuat tanpa menindas yang lainnya.
8.Setiap argumen atau pertanyaan yang diajukan disampaikan secara singkat, jelas dan lugas.
9.Pemimpin rapat dapat membimbing acara sampai pada akhir rapat walaupun terjadi perdebatan atau pro-kontra pendapat. Jadi pemimpin rapat harus dapat mengendalikan rapat sehingga masalah dapat dipecahkan untuk mengambil kesimpulan.
10.Selalu ada kesimpulan yang diambil berdasarkan argumen-argumen yang disetujui bersama.
Agar rapat dapat berhasil dengan baik, terlebih dahulu harus dibuat susunan acara rapat yang merupakan urut-urutan jalannya rapat, mulai dari pembukaan rapat sampai dengan rapat
ditutup yaitu :
ditutup yaitu :
- Pembukaan
- Pembacaan susunan acara rapat
- Pembahasan materi rapat
- Lain-lain
- Penutup